İş Hayatında Çatışmaları Önlemek İçin Kritik Araç:

Rol ve Sorumluluk Alanları Haritası

İş hayatında koçluk ve mentörlük yapanlar için bir araç niteliğinde olabilecek, “Rol ve Sorumluluk Alanları Haritası”nı paylaşmak istiyoruz sizinle. Eğer çatışma yönetiminde doğru gözlem ve objektif bir tutumla kök nedenlere ulaşmak istiyorsanız, eminiz bu harita çok işinize yarayacaktır.

Rol ve sorumluluğun belirsizliği, iş hayatında çatışma yönetimi için önemli bir faktördür. Hangi görevin kime ait olduğu, kimin hangi adımları takip etmesi gerektiği net şekilde tanımlanmamışsa, kişiler arasında anlaşmazlıklar ortaya çıkabilir.

Bu konuda aşağıdaki bilgiler, sorular ve örnekler, rol ve sorumluluk alanlarını doğru şekilde yönetmiş olmanıza olanak sağlayacaktır.

1. Kritik Nokta: Görev Çakışmaları

• Görev tanımları net mi?
• Organizasyon içindeki takım üyeleri; kimin, nerede, ne yapacağını, nasıl yapacağını, kimlerle yapacağını, kimlerden destek alacağını, ne zaman yapacağını, niçin yapacağını biliyor mu? Bu tanımlama net şekilde ifade edilmiş mi?

Örnek: İki farklı çalışan, aynı görevlerde kendilerine verilenleri düşünür ve bu görevi yerine getirmek için adım atar. Ancak, iki çalışan da aynı görev üzerinde çalıştıklarını fark ettiklerinde, bu kaynak israfı olabileceği gibi, çatışma da oluşturabilir.

2. Kritik Nokta: Sorumluluktan Kaçınma

• Belirli bir projede, o proje özelinde kim, nerede, ne yapacağını, nasıl yapacağını, kimlerle yapacağını, kimlerden destek alacağını, ne zaman yapacağını, niçin yapacağını biliyor mu? Bu tanımlama net şekilde ifade edilmiş mi?

Örnek: Bir projede, bir görev açıkça bir kişiye atanmamışsa, herkes bu görevinin “başkasının” yapmasını bekleyebilir. Kimin yapacağı tanımlanmamış görevler “herkes” tarafından yapılmaz ve açıkta (boşlukta) kalır. Bu durum, çalışmanın hiç yapılmamasına veya son dakikada tamamlanma stresine neden olabilir. Sonuç olarak, ekip içindeki çelişkiler ve anlaşmazlıklar ortaya çıkabilir.

3. Kritik Nokta: Çift Başlılık ve Otorite Sorunları

• Proje özelinde lider kim? Kararları kim veriyor?
• Proje çalışanları tek bir yönetici-lidere karşı mı sorumlular?
• Mevcut projenin işleyişinde yetkileri tanımlanmış, inisiyatifi ele almış yönetici, projenin kararlarını veren tek yetkili muhataptır. İki yöneticinin aynı projede tanımlanması karmaşa ve çatışma oluşturur.

Örnek: Bir proje üzerinde çalışan ekipte, iki farklı yönetici aynı ekip yönetmeye çalışır, fikir ve amaç birliğinden ayrılırsa, ekip üyeleri hangi yöneticiye rapor vereceklerini veya hangi yönergeleri izleyeceklerini, hangi talimatlara uyacaklarını bilemezler. Buradaki “otorite” belirsizliği, çalışanları zor durumda bırakacaktır.  Bu durumda, ekibin içindeki uyum bozulabilir ve yönetim düzeyindeki farklılıklar ortaya çıkabilir.

4. Kritik Nokta: Performans Değerlendirmesi ve Adalet Algısı

• Performans değerlendirilmeleri, projeden sorumlu olmayan çalışanları da kapsıyor mu? Bu ayrım kesin olarak yapılabiliyor mu?
• Performans değerlendirmeleri adalet değerine sadık kalınarak objektif şekilde yapılıyor mu? Kişisel olarak ayrımcılık, korumacılık yapılmaksızın objektif bir tutumda gerçekleşiyor mu?

Örnek: Bir çalışan, kendi sorumluluğunda olmayan bir işin sonucundan sorumlu tutulduğunda, performans değerlendirmesinde haksızlık yaşandığını düşünebilir. Bu durum, kişinin iş yerindeki motivasyonunu düşürebilir ve yönetici ile çatışabilir.

5. Kritik Nokta: İş Yükü Dengesizliği

• Projede işin yapılmasına dair görev ve yetkilendirmeler adaletli ve dengeli yapılıyor mu? Bu durumda objektif davranış sergileniyor mu?
• Ekip üyelerinden alınan geri bildirimler bu dengenin var olduğunu gösteriyor mu?
• Bazı çalışanlar “iş yükünden” dolayı mağdur olduklarını belirtiyor mu?

Örnek: Bir ekipte belirli görevliler net bir şekilde dağıtılmadığı takdirde, bazı çalışanlar daha fazla iş yükü alırken, diğerleri daha az iş yapabilir. Bu dengesizlik, aşırı yük altında kalan çalışanların şikayetçi olması ve ekip içinde huzursuzluk yaratmasına yol açabilirsiniz.

6. Kritik Nokta: Proje Gecikmeleri

• Projede kim, hangi aşamadan sorumlu?
• Proje ne zaman tamamlanacak?
• Projenin gecikmesi durumunda ne olacak? İşletme hangi bedelleri ödeyecek? Takım hangi bedelleri ödeyecek? Sorumlu kişi hangi bedelleri ödeyecek?

Örnek: Bir proje, kimin hangi aşamadan sorumlu olduğu belirlenmemişse, işler yavaşlayabilir veya kilitlenebilir personel atılabilir. Bu durum, sürekliliğin tamamlanmasına neden olabilir ve ekip içinde suçlamalara, stresin artmasına ve işbirliği eksikliğine yol açabilir.